Каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни и неразглашение личных сведений. Имеет такое право и работник в процессе исполнения им профессиональных обязанностей.
Распространение сведений, полученных незаконно, является нарушением и может сказаться, в том числе, на профессиональной репутации работника. Защита персональных данных работника предусмотрена как внутренними, так и международными документами и соглашениями.
В целях недопущения нарушения конституционно закрепленного права на частную жизнь и неразглашение личных сведений, законами и подзаконными актами РФ утвержден ряд требований к работе с персональными данными лица.
Что подразумевает понятие «персональные данные работника»
Понятие «персональные данные» имеет широкий смысл, его можно толковать объемно, Закон РФ «о персональных данных» включает в состав персональной любой вид информации, которая может иметь отношение к конкретному лицу. В состав персональной информации входят:
- ФИО;
- адрес проживания и адрес регистрации;
- дата и место рождения;
- доходы и образование;
- семейное положение;
- социальный и имущественный статус.
Указанный список не является закрытым, к нему можно отнести иные устные и документальные виды данных, касающихся конкретной личности. Не вся перечисленная информация имеет значение для эффективного исполнения сотрудником профессиональных обязанностей, поэтому в контексте трудовых отношений понятие «персональные данные» имеет более узкий смысл.
В составе персональных данных работника содержится информация, которая каким-либо образом характеризует работника с профессиональной стороны.
Этот вид данных необходимым работодателю в связи с исполнением работником своих трудовых функций в течение оговоренного соглашением срока. Подразумеваются те данные и документы со сведениями, полученные от работника, без которых невозможно провести проверочные мероприятия, оформить его на работу и поручить ему исполнение обязанностей.
Исчерпывающих требований к составу такой информации и конкретного юридического акта - перечня информации, составляющей персональные данные работника, закон не содержит. На практике к обычному перечню документов, кроме личных данных относятся:
- приказы о приеме сотрудника на работу;
- приказы о поощрениях и наказаниях;
- приказы об изменении трудового соглашения, трудовая книжка.
Запрашиваемые работодателем персональные сведения о себе работник может предоставить в устной форме, или в письменной, в качестве ответа на запрос, заполнив специальный документ - анкету.
Персональные данные работника получаются работодателем, а затем хранятся в личном деле работника в течение определенного срока и являются конфиденциальной информацией, поскольку не могут быть распространены и предоставлены третьей стороне без согласия лица, к которому они относятся.
Запрет на незаконное распространение и передачу информации, ее предоставление третьим лицам действует не только в отношении работодателя.
Если работник совершил разглашение персональных данных другого работника, ему грозит наказание, закон допускает и возможность увольнения такого сотрудника.
В случае изменения персональных данных работника, работодатель должен внести изменения в документы учета. Издается приказ, в котором прописываются изменения, этот приказ в установленном порядке регистрируется в книге (журнале) приказов.
Специальные категории персональных данных
К специальным категориям персональных данных можно отнести:
- сведения о личной жизни;
- сведения о политических и религиозных убеждениях;
- национальную и расовую принадлежности;
- философские убеждения.
Информация, составляющая такие данные, является личным делом каждого человека, право ее сохранять или сообщать по своему усмотрению, дано гражданину РФ не только юридическими актами страны, но и международными правовыми актами и соглашениями. По общему правилу запрос, сбор, проверка, передача, использование и иная обработка таких данных не допускается, кроме случаев:
- когда обработка необходима для исполнения международных соглашений;
- при проведении переписи населения;
- когда сбор, хранение, использование и иная обработка информации необходима для медицинских целей и сохранения и защиты жизни и здоровья работника, или третьих лиц;
- когда работник дал письменное документальное согласие или заявление на сбор и иную обработку информации;
- когда обработка нужна для осуществления правосудия и в целях противодействия терроризму;
- в других установленных законом случаях.
Обработка может быть проведена в необходимый для ее осуществления срок и должна быть прекращена по достижению цели обработки, в случае нарушений предусмотрена ответственность.
Правила обработки и передачи персональных данных. Ответственность
Под обработкой персональных данных понимаются любые действия, связанные со сбором этих данных, их хранением, защитой, использованием, документированием, передачей, уничтожением.
Персональные данные работника охраняются государством и его правом, поэтому обработка таких данных должна иметь основания и отвечать всем требованиям закона, помогать работнику в его трудоустройстве, обеспечивать безопасность работника и сохранность имущества.
Обработка информации, документов и актов, содержащих персональные данные работника в целях, выходящих за пределы трудовых правоотношений, запрещена.
Важно отметить, что работодатель может получить устные или письменные сведения по запросу лично у работника, а в том случае, когда сведения можно получить только с помощью иных лиц, работник должен быть уведомлен об этом в установленный срок. Передача персональных данных работника посторонним, третьим лицам, противоречащая целям обработки информации, и ее правилам, признается нарушением закона.
Виновные в нарушении Российского законодательства об обработке персональных данных работника лица, при условии доказанности их вины, привлекаются к ответственности. В качестве наказания за нарушение обработки можно выделить:
- дисциплинарную ответственность;
- материальную ответственность;
- административную ответственность;
- гражданско – правовую ответственность;
- уголовную ответственность.
Порядок обработки персональных данных работников
Все действия с актами, содержащими личные сведения, порядок хранения и использования персональных данных работников производится в определенных законом условиях с соблюдением установленных сроков.
Обрабатывать информацию можно с помощью средств автоматизации, то есть при помощи вычислительной техники, или без них. Лица, осуществляющие обработку сведений без средств автоматизации, должны обрабатывать персональные данные работника на основании специального допуска.
Необходимо ознакомление указанных лиц с требованиями нормативных актов относительно обработки. В должностную инструкцию указанных лиц входит пункт об исполнении обязанностей по обработке данных.
Одна из основных обязанностей работодателя при обработке сведений - защита персональных данных работника в течение срока действия трудовых правоотношений.
Для целей защиты данных работодателем разрабатывается типовой внутренний акт - положение о защите персональных данных работников, с которым в обязательном порядке должен быть ознакомлен и согласен работник.
Положение содержит срок хранения данных, порядок и сроки их уничтожения. Точных требований к срокам закон не устанавливает, однако, предполагается, что информацию можно хранить в течение срока, необходимого для проведения обработки. Также оформляется приложение к Положению, в этом акте указываются уполномоченные лица, имеющие доступ к персональным данным работников.
Кроме перечня указанных лиц, приложение к Положению содержит данные и подпись руководителя.
Бланк – приложение к Положению содержит также данные о дате и месте составления. Работодатель обязан довести до работников рассматриваемый акт, приложение к нему, сопутствующие приказы, если они есть, получить росписи работников на бланке ознакомления с указанными документами. Важно отметить, что доступ к персональным данным работников должен быть обусловлен профессиональной необходимостью.
Изменение персональных данных работника накладывает на работодателя определенные обязанности: он должен внести соответствующую запись по заявлению работника в документы: трудовую книжку и его личное дело, если изменение данных это предусматривает.
