Трудовые отношения предусматривают составление специальной документации и заключение трудовых договоров, распоряжений и приказов. Обязательным условием для подписания данных бумаг является внесение достоверных личных данных сторон (инициалов, фактического адреса, сведений о рабочей квалификации, должностных обязанностях и др.).
Чтобы обезопасить граждан от неправомерного использования личных данных трудовым законодательством разрабатываются специальные нормативные акты, в которых регламентируется обработка, передача и защита информации о сотрудниках работодателем. Поэтому все работодатели обязаны соблюдать порядок хранения и использования персональных данных работников.
Хранение персональных данных работников
Специальное нормативное положение, в котором определяются правила по распоряжению личной информацией сотрудников работодателем, предусматривает соблюдение определенных требований:
- конкретная форма, в которой хранятся личные данные сотрудников, должна соответствовать всем требованиям и полностью идентифицировать субъекта личной информации;
- срок сохранения информации не должен превышать времени, которого будет достаточно для воплощения целей, в соответствии с которой требуется обработка;
- данные необходимо уничтожать непосредственно после достижения всех целей, для которых была организована обработка информации;
- информация должна быть удалена в случае отсутствия необходимости дальнейшей обработки и использования данных.
Обработка, передача и защита личных сведений сотрудников поручается ответственному оператору, который должен соблюдать все правила и специальное законодательное положение. Если же по каким-либо причинам должностное лицо не может самостоятельно выполнять свои прямые обязанности, то он должен поручить обработку и защиту информационных данных иному сотруднику на основании официально заключенного договора.
Важнейшим условием данного документа является указание специальной обязанности, в соответствии с которой обеспечивается обработка, передача и защита личной информации при соблюдении конфиденциальности и полной безопасности.
Кто имеет право обрабатывать и использовать персональные данные
Должностные лица, которые сталкиваются с обработкой и сохранением личной информации сотрудников, должны исполнять специальное положение. Подобные документы и правила составляются работодателем, а также чаще всего издаются в форме должностных инструкций, коллективных и индивидуальных трудовых договоров и др.
Положение или распоряжение включает правила защиты данных сотрудников, устанавливает перечень лиц, которым подлежит обработка и эксплуатация информации, срок обработки, основания и условия предоставления информации и др.
Хранение и использование личной информации сотрудников входит в компетенцию должностных лиц, которые назначаются непосредственно работодателем. В обязанности данных граждан входит соблюдение всех норм по обработке и распоряжению личными данными подчиненных. Законодательными актами регламентируется срок, правила, а также перечень лиц на руководящих должностях, которые должны работать с личной информацией сотрудников:
- главный специалист, который занимается защитой данных;
- заместитель директора, в обязанности которого входит администрирование персоналом;
- менеджер по управлению персоналом;
- начальных отдела кадров.
На предприятиях и в компаниях обработка и сохранение личной информации также поручается рядовым работникам, например, бухгалтерам, инженерам по защите информации, управлению и подготовке кадров, документоводам, специалистам по защите данных и др.
Рядовые исполнительные должностные лица также сталкиваются с использованием и защитой информации в процессе выполнения своих обязанностей, например, секретари, референты, инспекторы и др., которые принимают заявления и различные документы.
Порядок хранения персональных данных работников
Должностное лицо обязано соблюдать специальное положение, в котором регламентируется обработка, сохранение и защита личной информации, личных дел сотрудников. Правила и порядок эксплуатации должны соблюдаться стороной работодателей. Данные лица должны обеспечить выполнение следующих функций:
- составление и хранение первичной документации, которая издается в унифицированной форме;
- сохранность бумаг, в которых ведется учет рабочих кадров;
- хранение документации, в которой учитывается специфика распределения рабочего времени;
- сохранность пакета документов, в котором ведется расчет об оплате труда рабочему персоналу.
Порядок и срок сохранения личной информации гражданских служащих определяет трудовое законодательство, а также специальное ведомственное положение.
Срок хранения
Специальное положение о сохранении и защите личной информации регламентирует срок, в пределах которого допускается использование и хранение личных данных. Соответственно, трудовые книжки и дубликаты, которые не были забраны или в случае смерти работников, размещаются в активах предприятиях на срок до востребования. Если же такие документы относятся к классу невостребованных бумаг, то они размещаются в архивах компаний на срок не менее пятидесяти лет.
Положение, в котором определяется специфика индивидуального учета в системе пенсионного страхования, устанавливает срок сохранения личных данных граждан работниками государственного пенсионного фонда. Срок хранения таких бумаг составляет не менее шести лет. Данные документы должны соответствовать следующим требованиям:
- содержать в себе какие-либо данные об индивидуальном счете лица, которое застраховано программой социального страхования;
- быть оформлены в установленной письменной форме и заверены соответствующими подписями граждан;
- быть представлены в электронной форме, так как юридическая сила таких документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью, при условии соблюдения законной процедуры подписания;
- содержать в себе данные о всех страховых взносах лиц и страховом стаже граждан;
- предоставляться работодателями в государственные заведения по пенсионному страхованию с целью индивидуального учета граждан в общей системе обязательного страхования для предоставления социальных пенсий.
Иные документы, которые содержат в себе данные о пенсионном страховании, хранятся в архивах пенсионных учреждений не мене трех лет. Соответствующие документы подлежат уничтожению, когда срок их хранения истекает.
В таком случае уничтожение бумаг возможно исключительно после факта ознакомления застрахованным лицом со всеми данными о лицевом счете и страховом стаже.
Акты, в которых указываются случаи расследований профессиональных заболеваний должны храниться не менее 75 лет в активах государственного учреждения, которое специализируется на санитарно-эпидемиологическом надзоре и вело дело о расследовании конкретного происшествия. Работодатели должны хранить следующие документы на протяжении 45 лет с копиями и материалами расследования:
- акты о несчастных случаях на производстве;
- акты о несчастных случаях, которые касаются группы лиц;
- документы о расследовании тяжелого несчастного случая;
- бумаги о несчастных случаях сл смертельным исходом и др.
Нормативные акты о защите данных
При разработке локальных нормативных актов, которые касаются защиты личной информации сотрудников, учитывается законодательное положение, а также специфика работы предприятия. В соответствующих нормативных актах регламентируются следующие положения:
- перечень личной информации сотрудников, которые нужны работодателю для выполнения всех трудовых обязанностей;
- список лиц, которые имеют право получать личные данные;
- правила хранения, обработки, передачи, защиты и предоставления личной информации;
- должностное лицо, которое имеет право хранить персональные данные сотрудников, а также осуществлять контроль за процессом сохранения информации.
Помимо обязанностей работодателя, нормативные акты включают перечень прав и обязанностей сотрудников, которые касаются необходимости предоставления достоверной информации, а также обеспечения надежного хранения данных и соблюдения конфиденциальности.
