Выдача документов, связанных с работой, и их копий

Работник имеет право получить на руки трудовую книжку, когда это необходимо в связи с вопросами социального страхования.

Обычная ситуация, когда работник затребовал от администрации документы, отражающие условия его работы, или их копии, может иметь множество нюансов.

Какие документы работник может запросить по праву

Потребность в справке с места работы может возникнуть в различных случаях, связанных с получением кредита, денежного социального пособия, оформления визы или оформления пенсии. Во всех этих ситуациях понадобится справки о доходе, о продолжительности трудового стажа, о выплаченных страховых взносах.

Работник имеет право получить на руки трудовую книжку, когда это необходимо в связи с вопросами социального страхования. При этом он должен возвратить книжку в трехдневный срок с момента ее получения в фонде социального страхования.

При увольнении сотрудник может подать заявление о выдаче характеристики для предоставления по новому месту работы. Администрация законодательно не обязана выдавать такую справку, но не имеет правовых оснований отказать работнику.

Также обстоит дело и с документами, относящимися к коллективным трудовым отношениям. Запрос копии коллективного трудового договора, выписки из приказов о премировании правомочен со стороны работника и должен быть удовлетворен после подачи соответствующего заявления.

Судебная практика доказывает, что перечень дубликатов документов, которые администрация передает сотруднику в ответ на его письменное заявление, законодательно не ограничен.

Регламентация выдачи документов работнику и заверения копий 

Согласно ст.62 ТК РФ, документы, связанные с работой, или их копии могут быть предоставлены сотруднику только после получения его письменного заявления. Срок выдач ограничен тремя днями.

Копии заверяются надписью «копия верна» и личной подписью заверяющего.  Указывается его должность, фамилия и инициалы, ставится дата и печать.

Свои особенности имеет и оформление дубликата трудовой книжки:

• на последней странице копии делается пронумерованная запись «работает по настоящее время», также заверенная;
• заверяется каждая страница копии – ниже всех записей;
• печать ставится так, чтобы обязательно захватить часть текста; 

Образец подобного оформления нетрудно найти. 

Сроки выдачи документов 

Если трудовой договор прекращен, имеет ли бывший сотрудник право на получение документов, связанных с прежней работой? Как правило, может потребоваться учетная карточка работника, положение об оплате труда, свидетельства уплаты НДФЛ, страховых взносов и другие.

Срок хранения управленческих, финансовых и налоговых документов составляет от четырех до пяти лет. И если он не истек, работодатель должен предоставить бывшему работнику заввереные копии.  Подобные детали Трудовой кодекс отдельно не оговаривает, но такое решение вытекает из положений ст.62. 

Автор статьи

Кузнецов Федор Николаевич

Опыт работы в юридической сфере более 15 лет; Специализация - разрешение семейных споров, наследство, сделки с имуществом, споры о правах потребителей, уголовные дела, арбитражные процессы.