Специфика некоторых профессий такова, что требует частых поездок по служебным делам и выполнение большей части трудовых обязанностей в пути, или с отрывом от основного рабочего места. Тогда трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов сотруднику. Это касается и случаев трудовой деятельности в полевых условиях, экспедициях.
Сюда же относится и особый порядок налогообложения. Поэтому учет расходов ведется особенно тщательно, и возмещение должно осуществляться своевременно и правомерно. В Трудовом кодексе РФ этот раздел трудовых отношений контролируется статьей 168.1.
Когда необходимо возмещать расходы
При поступлении на работу на должность, связанную с частыми разъездами, ее специфика указывается в локальных нормативных актах. Обязанность руководителя заключается в том, чтобы ознакомить нового сотрудника с этими условиями, под личное письменное согласие работника. Подписание трудового договора означает, что он согласен с такими условиями и принимает их. Причем порядок и размеры, в которых предприятие возмещает командировочные расходы работнику, должны быть также четко обозначены.
По трудовому законодательству, работодатель несет ответственность за возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, в виде:
- аренды жилья.
- оплаты проезда.
- дополнительные расходы по проживанию (полевые условия, суточное размещение).
- другие, разрешенные работодателем, расходы.
Такие издержки компенсируются работнику, если характер его работ документально закреплен как «разъездной» в локальных нормативных актах, имеется приказ руководителя и соответствующее упоминание в должностной инструкции.
Порядок возмещения расходов
Следует отличать служебные командировки, которые все же носят временный характер, от работы в полевых или экспедиционных условиях. Бытовые проблемы и неустроенность свойственны таким специальностям, следовательно, они влекут за собой материальные издержки. Так же, как и те случаи, когда работа сотрудника выполняется, преимущественно, в пути (ст.166 ТК РФ), и разъезды носят непрерывный характер.
Возмещение расходов связанных со служебными поездками работников производится на основании подтверждающих документов: квитанции, чеки, проездные билеты и т.п.
При этом работником составляется авансовый отчет, с указанием вида и периода работ, с приложением вышеупомянутых документов. Налогообложение таких компенсаций по ЕСН не производится, так как они не характеризуются как доход работника. Но работодатель вправе самостоятельно устанавливать размер и порядок данных выплат, с учетом экономической оправданности.
