Возмещение расходов, связанных со служебными поездками, постоянной работой в пути или в полевых условиях в Москве

Порядок и размеры возмещения расходов четко обозначены.

Специфика некоторых профессий такова, что требует частых поездок по служебным делам и выполнение большей части трудовых обязанностей в пути, или с отрывом от основного рабочего места. Тогда трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов сотруднику. Это касается и случаев трудовой деятельности в полевых условиях, экспедициях.

Сюда же относится и особый порядок налогообложения. Поэтому учет расходов ведется особенно тщательно, и возмещение должно осуществляться своевременно и правомерно. В Трудовом кодексе РФ этот раздел трудовых отношений контролируется статьей 168.1.

Когда необходимо возмещать расходы

При поступлении на работу на должность, связанную с частыми разъездами, ее специфика указывается в локальных нормативных актах. Обязанность руководителя заключается в том, чтобы ознакомить нового сотрудника с этими условиями, под личное письменное согласие работника. Подписание трудового договора означает, что он согласен с такими условиями и принимает их. Причем порядок и размеры, в которых предприятие возмещает командировочные расходы работнику, должны быть также четко обозначены.

По трудовому законодательству, работодатель несет ответственность за возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, в виде:

• аренды жилья.
• оплаты проезда.
• дополнительные расходы по проживанию (полевые условия, суточное размещение).
• другие, разрешенные работодателем, расходы.

Такие издержки компенсируются работнику, если характер его работ документально закреплен как «разъездной» в локальных нормативных актах, имеется приказ руководителя и соответствующее упоминание в должностной инструкции.

Порядок возмещения расходов 

Следует отличать служебные командировки, которые все же носят временный характер, от работы в полевых или экспедиционных условиях. Бытовые проблемы и неустроенность свойственны таким специальностям, следовательно, они влекут за собой материальные издержки. Так же, как и те случаи, когда работа сотрудника выполняется, преимущественно, в пути (ст.166 ТК РФ), и разъезды носят непрерывный характер.

Возмещение расходов связанных со служебными поездками работников производится на основании подтверждающих документов: квитанции, чеки, проездные билеты и т.п.

При этом работником составляется авансовый отчет, с указанием вида и периода работ, с приложением вышеупомянутых документов. Налогообложение таких компенсаций по ЕСН не производится, так как они не характеризуются как доход работника. Но работодатель вправе самостоятельно устанавливать размер и порядок данных выплат, с учетом экономической оправданности.

Автор статьи

Кузнецов Федор Николаевич

Опыт работы в юридической сфере более 15 лет; Специализация - разрешение семейных споров, наследство, сделки с имуществом, споры о правах потребителей, уголовные дела, арбитражные процессы.