Образцы документов » Управление контрактным хозяйством

Управление контрактным хозяйством в Москве

Контрактное хозяйство предприятия. Разработка макетов. Учет. Судебная защита контракта.

Контрактное хозяйство предприятия

Что такое контрактное хозяйство предприятия, кто, зачем, как, когда и где работает с этим хозяйством и каково место этого самого контрактного хозяйства в общей системе бумажно-документального круговорота предприятия.

Любое предприятие представляет собой некоторую совокупность материальных, нематериальных и не совсем материальных сущностей.

Материальными являются такие сущности как машины, оборудование, здания, материалы и т.д.

Нематериальной сущностью является, например название этого самого предприятия.

Под не совсем материальными сущностями понимаются объекты несомненно материальной природы, имеющие и физический вес и физический объем, но не предполагающие непосредственного физического использования.

Эти объекты, как правило, связаны с какими либо правами, но не тождественны им.

Например, таким объектом является билет в театр.

Право на проход в театр, как и любое другое право, безусловно, нематериально и возникает с момента оплаты стоимости просмотра спектакля.

Однако сам проход в здание театра связан не с правом, а с наличием или отсутствием этого самого билета.

Таким образом, потенциальный зритель приобретает в кассе театра не право на просмотр спектакля, а право на билет.

Такую же не совсем материальную природу имеет бланк лицензии на занятие чем-либо.

Право на нужную деятельность появляется с момента принятия соответствующим уполномоченным органом решения о выдаче лицензии и заканчивается с момента ее отзыва, либо с истечением срока ее действия.

Однако вместе с тем определенные события и действия связаны не с наличием или отсутствием права на деятельность, а с наличием или отсутствием этого самого бланка.

Такую же не совсем материальную природу имеют ценные бумаги и деньги.

Всю совокупность подобных не совсем материальных объектов, подавляющая часть которых выполнена из бумаги, мы для простоты будем называть документами (хотя, например, для списка внутренних телефонов здания или железного рубля это некорректно).

Главное, что можно сказать о любом документе, так это то, что абсолютно каждый имеет отношение к некоторому объекту, что он связан с этим объектом.

Теперь рассмотрим совокупность всех документов предприятия.

Какая то их часть неразрывно связана с материально - технологическими объектами предприятия ( инструкция на станок, трудовые книжки, больничные листы и т.д.), какая то - с деятельностью (техническая и технологическая документация, накладные, путевые листы), какая то - с результатами деятельности (гарантийные талоны, упаковочные описи).

Каждый вид документации сосредоточен в том подразделении предприятия, которое работает с объектом, соответствующим документу.

Трудовые книжки - в бухгалтерии, больничные листы - в медпункте, техническая документация - у главного инженера, технологическая - у технолога, накладные - на складе, путевые листы - в гараже и т.д.

Но среди всей документальной массы предприятия выделяется некоторая совокупность документов, которые связаны с весьма специфическим объектом.

Этим объектом является само предприятие !

Это документы, имеющие отношение к взаимодействию предприятия с внешним миром, а также документы по взаимному положению и взаимодействию структурных подразделений предприятия.

В силу того, что ни одно подразделение предприятия к данному объекту не имеет никакого отношения, для работы с документами данного типа на предприятии создается еще одно вспомогательное подразделение - юридическая служба.

Из всей совокупности документов, к которым данная служба имеет отношение, выделим документы по взаимодействию предприятия с внешним миром, а из них в свою очередь - документы, имеющие отношение к осуществляемым предприятием сделкам.

(Именно к сделкам а не к обязательствам предприятия, то есть например вексель предприятия, безусловно относимый к обязательствам мы не берем)

Так вот именно эту совокупность выделенных нами документов мы и будем называть контрактным хозяйством. (особо заметим, что непосредственно сами контракты составляют малую часть всей массы)

С контрактным хозяйством разобрались, теперь предстоит выяснить, зачем этим хозяйством надо как то специально управлять.

Дело в том, что образующие это хозяйство документы существенно отличаются ото всех других документов предприятия. Во первых практически все остальные документы являются вторичными по отношению к событиям и объектам, с которыми связаны.

Сначала существует станок, а потом - инструкция по его использованию, сперва существует груз - а потом накладная на него. Документы же из контрактного хозяйства первичны по отношению к порождаемым состояниям : сперва документ - потом действие.

Во вторых, в отличие практически ото все других документов контрактные документы связаны с объектами сугубо нематериальной природы.

В третьих, контрактные документы объединяются в конгломераты (посвященные конкретным контрактам) и вне рамок этих конгломератов не имеют никакого смысла.

И, наконец, в четвертых, контрактные документы как никакие другие связаны со всем предприятием целиком.

Какой ни будь технологический документ доступен только в одном подразделении предприятия и не распространяет свое действие на другие подразделения. Если же в рамках исполнения заключенного контракта предприятию будет поставлен некачественный товар, то первым об этом узнает кладовщик, который сообщит об этом в юр. службу, которая в свою очередь сообщит в бухгалтерию о необходимости приостановки оплаты этого товара, и в транспортный отдел - о приостановлении встречной отгрузки и т.д. Все это диктует необходимость создания специального структурного подразделения по работе с данной документацией.

Как же конкретно юридическая служба предприятия управляет контрактным хозяйством.

Рассмотрим такие ее виды деятельности как разработка макетов, работа по заключению контрактов, контрактный учет, контрактный мониторинг, работу по удержанию исполнения и работу по судебной защите.

Разработка макетов

Разработку макетов контрактов мы уже изучали в предыдущей главе.

Здесь лишь еще раз подчеркнем : предварительная разработка макетов - основа основ профессиональной промышленной контрактной работы.

Заключение макета

Работа по заключению контрактов содержательно разбивается на две составляющих - на преддоговорную работу по выработке договоренностей и на деятельность по непосредственному фиксированию достигнутых договоренностей.

Преддоговорная работа заключается в проверке юридических перспектив предлагаемых сторонами схем будущей сделки и схем предполагаемых систем контрактов.

После достижения договоренностей они фиксируются.

Данный этап может занять некоторое время, необходимое во первых для составления взаимоприемлемых документальных текстов, а во вторых для визирования документов соответствующими службами предприятия.

В случае, когда контрактные документы приобретают силу не непосредственно после подписания, а после определенных событий (например после государственной регистрации), в рамках данного этапа необходимо добиться (дождаться) наступления данных событий.

Контрактный учет

Учет контрактного хозяйства состоит в составлении календаря контрактных событий - хронологического списка всех фактов и состояний должных иметь место в будущем при запланированном развитии событий и в актировании происходящих контрактных событий.

Актирование производится в виде составления документов, юридически подтверждающих факт наступления указанных событий.

Контрактный мониторинг

После начала исполнения сторонами обязательств по сделке на юр. службу предприятия ложиться задача мониторинга процесса исполнения сделки.

Мониторинг не представляет особых сложностей и заключается в скрупулезном сборе и систематизации заранее известных документов фиксирующих процесс исполнения сделки.

Если стороны исполняют свои обязательства в полном объеме, собираемые по исполнению сделки документы помещаются в архив для возможного использования в будущих спорах.

(Например, документы по сделке приобретения какого-нибудь изделия обязательно потребуются в будущем арбитражном процессе по вопросу последующего обнаружения в этом изделии скрытых недостатков).

Контрактный мониторинг отличается от контрактного учета тем, что представляет собой не проверку наличия происходящих событий в контрактном календаре, а проверку, соответствия параметров происходящих событий параметрам, запланированным для данных событий.

Целью данной проверки является своевременное обнаружение несоответствия запланированных и реальных фактов.

Как мы уже отмечали выше (в случае с кладовщиком) данная проверка производится не только сотрудниками юр. службы но (под их руководством) другими работниками предприятия.

Если в процессе исполнения сделки возникают какие-нибудь неожиданности юр. служба должна приступить к полному контролю и фиксированию всего происходящего.

Последнее чрезвычайно важно.

Если нарушения допущены самим предприятием, задачей юр. службы будет такое подтвержденное документами развитие событий, при котором вероятное в последующем взыскание контрагентом с предприятия штрафных санкций будет для контрагента максимально затруднено.

Например, если с контрагентом непосредственно в момент нарушения, или даже немного ранее будет заключено какое - ни будь соглашение, меняющее ранее достигнутые договоренности, для контрагента доказательство в арбитражном процессе факта нарушения будет затруднено.

Если - же нарушения допущены контрагентом, на юр. службу ложится задача документирования факта нарушения для последующего использования этих документов в процессе по взысканию штрафных санкций.

При обнаружении (и естественно актирования) несоответствия запланированного и фактического юр. служба начинает работу по отработке данного события.

Целью данной отработки является избежание либо минимизация ущерба причиняемого нарушением условий контракта (так как только в результате этих условий может появиться несоответствие).

Отработка аварийного события производится в виде удержания исполнения и в виде судебной защиты.

Удержание исполнения

Под удержанием исполнения понимаются действия по избежанию и минимизации ущерба, совершаемые (лучше не явно) в рамках (без нарушения) существующего контракта.

Например, если (как мы уже рассматривали) кладовщик обнаружит несоответствие параметров товара запланированным можно мягко обратиться с соответствующим запросом к контрагенту, и до получения ответа, но опять же в рамках контрактных условий приостановить (затянуть) оплату этого товара.

На этапе удержания исполнения, до тех пор пока не будет окончательно установлена дальнейшая судьба контракта (исполняем или судимся) юр. служба должна одновременно и обеспечивать безопасную возможность урегулирования инцидента, с продолжением исполнения и интенсивно готовиться (путем сбора и подготовки соответствующих документов) к потенциально возможному конфликту с его последующим судебным разрешением.

Судебная защита

При обострении конфликта и исчерпании возможности его внесудебного разрешения функции юр. службы сводятся к подготовке и осуществлении судебной процедуры защиты.

Опять же стоит отметить, что при грамотной и аккуратной работе юр. службы на этапе контрактного мониторинга и удержания исполнения выгодность судебного решения многократно возрастает.

Так, например, в нашем любимом случае с кладовщиком, при невозможности мирного урегулирования спора выгоднее без оплаты полученного товара вовремя, до истечения срока оплаты самим подать иск о расторжении контракта, нежели, оплатив товар подавать иск о возврате уплаченных средств, либо же вообще выступать в качестве ответчика по иску поставщика по неоплате.